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审批管理｜多维表格

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审批管理｜多维表格

用多维表格动态地做审批外部选项管理，告别繁复操作

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【独立解决方案 不同于 标准产品功能】部署本方案前请您自行判断方案对您具体业务的适用性。​

--本方案为免费方案，仅做抛砖引玉，飞书不承诺任何（包括运维/答疑在内的）服务​

（1）50个选项以内的场景体验最优；

（2）随着选项数量的增加，延迟会增加，响应速度会下降。

面对关联数据选项较多（例：数百条）时，有可能会出现无法显示选项内容、报错等。对性能要求较高时，建议寻求服务商的付费定制开发服务。​

本方案仅做抛砖引玉，展示一种飞书开放能力的可能性。如遇使用问题或额外需求，建议自研实现。​

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方案概述：手动填写审批单时，其中的单选/多选控件，可以关联多维表格中某一列的字段值，作为选项。​

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应用场景：收入/支出类审批涉及到的企业名称、项目名称、供应商等主数据通过多维表格进行维护更新，提交相关审批时，对应选项直接调用多维表格数据。​

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提效价值：大大节约审批选项维护时间成本，规范审批数据提交，同时奠定经营分析数据的规范化基础。​

1.
😭 你是否也有类似的苦恼？​

😭

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小A是某公司的审批管理员，负责公司审批流程的搭建维护，定期向管理层提报审批相关数据，以做公司的经营管理分析，比如收入和支出之类的。​

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其中关于项目成本这块，公司要求所有项目相关的支出都需要与项目关联，这样方便测算项目的成本。但公司的项目有上百个，并且还在不断更新中。​

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之前建立的审批流，项目名称让每个提交审批的人自己填写，但是大家填写的项目信息非常不规范。但当小A直接把审批数据导出发给领导的时候，被领导骂了：“你这个导出来的项目名称填写得都不规范，每条数据的写法都不一样，怎么做数据分析？” 小A有点委屈，小A提前跟大家说了按照规范的方式来填，但大家都不这么做。那天小A加了一晚上的班对数据做了规范重新给到领导了。​

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这次小A决定先把项目数据做好规范，让大家直接勾选，这样数据应该就不会不规范了。但是，项目相关的审批流程有好几个，每个流程都要提前把上百个选项数据添加进去，这个也是个很大的工作量。​

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小A又陷入到了苦恼之中😮‍💨...​

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这个时候，小A想到了飞书的企业效能顾问，不然先去问问她吧？​

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果然，飞书企业效能顾问给了她一个方案：用多维表格来维护项目名称，通过集成平台实现多维表格的数据直接和审批的选项关联，这样只需要在多维表格中把规范的项目名称维护进去，审批就自动更新，不用重新维护了，而且数据也是规范的，成功解决问题。​

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小A简直开心坏了！🥰   原本可能要花上几天时间搞定的问题，在顾问的指导下用新方案不到2个小时就搞定了～​

2.
👍 提效价值对比​

⛔️ Before：手动维护审批选项

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假设，需要输入项目名称的审批流程有5个，项目名称数量有100个，那么手动维护审批选项的条数为5*100=500次​

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每修改更新一条数据，都需要手动进入到审批流程中，重新修改选项数据​

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维护方式：

50%

✅ After：多维表格维护，审批调用

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直接在多维表格中更新维护审批流程的选项数据，对应审批选项自动更新​

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进行1次多维表格+审批集成的方案配置，在5个审批中分别完成1次外部选项配置即可，后续数据自动更新​

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维护方式：​

50%

3.
⭐️ 场景应用简述​

场景1：项目管理｜投入产出比测算

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选项数据：项目名称​

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场景描述：对项目进行投入产出比测算，提交收入合同/采购/费用报销等审批流程时，每个审批流与项目关联，以作为后续测算的依据。​

场景2：采购支出管理｜供应商管控

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选项数据：供应商名称​

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场景描述：建立供应商管控机制，通过多维表格维护已完成资质审核的供应商，企业内部相关采购优先选择已入库的供应商，在提交采购申请/物品支出等时，从供应商名录中进行选择。​

场景3：CRM管理｜客户数据分析

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选项数据：企业/客户名称​

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场景描述：做客户关系管理，采用多维表格做轻量CRM管理（最佳实践方案请见​轻量CRM管理，一张多维表格全搞定 ），维护客户名录，提交客户相关的合同/到款/合作/礼品赠送等审批流程时，直接调用多维表格数据。基于相关审批中关联的客户名称，用以做客户维度的收支分析。​

场景4：基金/被投企业/在管公司主体（PE&VC机构）

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选项数据：基金名称，被投企业名称，在管公司等​

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场景描述：PE&VC机构的一些审批流程中可能需要添加基金名称/被投企业名称/在管公司主体等，每类选项大约有20多个。以「在管公司主体」为例，多个审批中都需要添加，如用印审批、报销审批、付款审批… 那么这样的话，每次主体有更新，都需要重新更新维护一次审批的字段，这个操作非常繁琐。直接用多维表格维护相关数据，审批中的选项数据与多维表格连通，自动完成更新，节省维护时间。​

场景5：付款帐号等共用信息管理